۱. آمادهسازی نهایی پیش از ورود به پنل
بزرگترین اشتباه، ورود به سامانه ScholarOne Manuscripts بدون آمادگی قبلی است. این پلتفرم برخلاف سیستمهای ساده، یک گردش کار خطی ندارد و ممکن است به دلیل کش مرورگر از شما خطا بگیرد. پیش از هر اقدامی، باید بسته کاملی از فایلها را آماده کنید. این بسته شامل فایل Manuscript کور (بدون نام نویسنده) با فرمت docx. یا PDF، یک Cover Letter خطاب به Editor-in-Chief، فایل Title Page جداگانه (در صورت نیاز مجله)، فایلهای باکیفیت Figures با رزولوشن حداقل 300 dpi و فایل Supplementary Materials است.
⚠️ هشدار تجربی: اگر مجله در بخش Author Guidelines ذکر کرده که فایلها را به صورت "Blinded" بارگذاری کنید، اما شما در Properties فایل Word نام نویسنده را حذف نکرده باشید (File > Info > Remove Personal Information)، سیستم شما را ریجکت اتوماتیک نمیکند، اما ادیتور در گام اول مقاله را برگشت میزند.
همچنین لازم است کاور لتر مقاله: آموزش نگارش حرفهای برای ادیتور را دقیقاً متناسب با اسکوپ مجله شخصیسازی کنید. کاور لتری که در آن صرفاً عنوان مقاله تکرار شده باشد، نشاندهنده بیدقتی نویسنده است.
۲. گام اول در پلتفرم: ایجاد حساب کاربری و ORCID
ScholarOne متعلق به شرکت Clarivate است. این شرکت بهشدت به یکپارچهسازی سامانههای خود تمایل دارد. بنابراین، نخستین کاری که پس از ورود به پورتال مجله انجام میدهید، ایجاد یک حساب کاربری جدید است. لطفاً از گزینه «Create Account» استفاده کنید و از لاگین با اکانت عمومی Google یا فیسبوک خودداری کنید، چرا که ممکن است در آینده برای دسترسی به پروفایل با مشکل مواجه شوید.
در این بخش حتماً ORCID iD خود را وارد کنید. اگر مقاله را از پایاننامه استخراج کردهاید، به خاطر داشته باشید که شناسه ORCID شما باید با نامی که روی مقاله میآید یکسان باشد. عدم تطابق نام در ORCID و Manuscript یکی از ریجکتهای نرم است که کمتر به آن اشاره میشود.
همچنین، بخش «Keywords for my area of expertise» را جدی بگیرید. ادیتورها از این بخش برای یافتن داوران جدید استفاده میکنند. اگر این فیلد را پر نکنید، احتمال کمی وجود دارد که خودتان به عنوان داور در آن مجله دعوت شوید، اما برای اعتبار پروفایل شما ضعف محسوب میشود.
۴. بارگذاری فایلها: نظم و تعیین نوع فایل
در این بخش باید برای هر فایل یک "File Tag" یا برچسب انتخاب کنید. رایجترین اشتباه، بارگذاری فایل اصلی با برچسب «Supporting Document» است. باید برچسب «Main Document» یا «Manuscript» را انتخاب کنید، در غیر این صورت سیستم فایل را برای داوری ارسال نمیکند و دفتر مجله از شما میخواهد مجدداً سابمیت کنید.
📄 Main Document
فایل کور شده حاوی متن مقاله (Word/PDF).
📊 Figure/Table
در صورت درخواست مجله، تصاویر با کیفیت بالا.
✉️ Cover Letter
فایل جداگانه خطاب به سردبیر.
📎 Supplementary
دادههای اضافی و ضمایم.
پس از بارگذاری، سیستم به صورت خودکار فایلها را به PDF تبدیل میکند. حتماً منتظر بمانید تا فرایند تبدیل کامل شود و PDF تولیدی را دانلود و بررسی کنید.
۵. افزودن و ترتیب نویسندگان (Author List)
در این بخش شما باید تمام همکاران خود را از پایگاه داده ScholarOne جستجو و اضافه کنید. اگر همکاری قبلاً در این سامانه ثبتنام نکرده باشد، باید ایمیل سازمانی او را وارد کنید. بههیچعنوان از ایمیلهای عمومی (Gmail, Yahoo) برای نویسنده مسئول (Corresponding Author) استفاده نکنید، مگر اینکه راه دیگری نداشته باشید. بسیاری از مجلات Q1 و Q2 فقط ایمیل دانشگاهی را میپذیرند.
در اینجا میتوانید ترتیب نویسندگان را با Drag & Drop تنظیم کنید. دقت کنید که ترتیب اینجا باید دقیقاً با آنچه در Title Page یا فایل اصلی آمده یکسان باشد. اگر پیشتر مشکلاتی در کاهش درصد همانندجویی ایرانداک داشتهاید، توجه کنید که نام نویسندگان در سامانه نباید با ثبت پایاننامه مغایرت داشته باشد.
۶. پیشنهاد و رد داوران (Reviewer Preferences)
این مرحله بسیار سرنوشتساز است. باید حداقل ۲ تا ۴ داور پیشنهادی معرفی کنید. معرفی داورانی که همکار شما هستند یا در مقاله قبلی مشترک داشتهاید، توسط سیستم افشا میشود و اعتبار شما را نزد ادیتور خدشهدار میکند. بهترین استراتژی، جستجو در پایگاه داده اسکوپوس و انتخاب نویسندگانی است که در حوزه گپ پژوهشی مشابه کار کردهاند اما تعارض منافع ندارند.
دلیل درخواست برای رد داوران (Opposed Reviewers) را بسیار حرفهای و منطقی ذکر کنید. نوشتن "Conflict of Interest" کافی نیست، باید توضیح مختصری دهید (مثلاً رقیب تجاری یا اختلاف نظر علمی شدید).
۷. پیشنمایش و تأیید نهایی (Submit Approval)
پس از تکمیل تمام مراحل، شما وارد صفحه «Review & Submit» میشوید. این آخرین سنگر شما برای جلوگیری از فاجعه است. باید روی لینک PDF کنار هر فایل کلیک کنید و ببینید آیا فونتها به هم ریختهاند یا خیر. ScholarOne در تبدیل فایلهای Word که حاوی فونتهای فارسی یا معادلات پیچیده MathType هستند بسیار بد عمل میکند. اگر فرمولها به هم ریخته باشند، ادیتور فوراً ریجکت میکند. در این موارد بهتر است کل Manuscript را ابتدا خودتان به PDF تبدیل کرده و سپس PDF را بارگذاری کنید.
"هرگز قبل از بررسی تکتک فایلها روی دکمه 'Approve Submission' کلیک نکنید. پس از تأیید، دیگر قادر به ویرایش نیستید مگر اینکه ادیتور شخصاً فایلی را برگشت بزند."
۸. ScholarOne در مقابل سایر سامانهها
| ویژگی |
ScholarOne (Clarivate) |
Editorial Manager |
OJS (Open Source) |
| سختی رابط کاربری |
زیاد (منوهای طولی) |
متوسط |
ساده |
| تشخیص خودکار تعارض منافع |
✅ بسیار قوی (با Web of Science) |
متوسط |
ضعیف |
| مدیریت فایلهای LaTeX |
⚠️ گاهی مشکل خطا در کامپایل |
خوب |
خوب |
| پشتیبانی از ORCID |
✅ الزامی پیشرفته |
اختیاری |
اختیاری |
🚫 اشتباهات رایج و نحوه اجتناب
-
✕
عدم حذف متادیتا از فایل: ابزار "Inspect Document" در ورد را اجرا نکردن و لو رفتن نام نویسنده در مقاله کور.
-
✕
فایل با حجم بسیار بالا: بارگذاری تصاویر TIFF با حجم 20MB که باعث تایماوت شدن سرور میشود. همیشه فشردهسازی کنید.
-
✕
جا انداختن تأییدیه اخلاق: برای مقالات علوم پزشکی و روانشناسی، عدم بارگذاری گواهی کمیته اخلاق یا IRB.
💎 نکات طلایی و تجربه زیسته
سابمیت در روزهای کاری مجله: اگر مجله در بریتانیا یا آمریکاست، سعی کنید دوشنبه تا چهارشنبه سابمیت کنید. سابمیت آخر هفته احتمال گم شدن در میان انبوه ارسالیها را بالا میبرد.
هوش مصنوعی و انتخاب داور: Clarivate اخیراً از AI برای پیشنهاد داور استفاده میکند. اگر کلیدواژههای مقاله شما دقیق نباشد، هوش مصنوعی مقاله را به داور اشتباهی میسپارد. دقیقاً از کلیدواژههای استاندارد MeSH یا حوزه تخصصی خود استفاده کنید.
مدیریت نسخهها: پس از هر کلیک «Save as Draft»، یک اسکرینشات از شماره Manuscript ID موقت بگیرید. گاهی پیشنویسها توسط سیستم پاک میشوند و شما بدون مدرک نمیتوانید اعتراض کنید.
جمعبندی نهایی
سابمیت مقاله در ScholarOne بیش از آنکه علمی باشد، یک مهارت فنی و مدیریتی است. همانطور که برای نگارش بخش روش تحقیق وقت میگذارید، باید فرایند تحویل را نیز جدی بگیرید. یک سابمیت تمیز و حرفهای نشاندهنده دقت تیم شماست و باعث میشود ادیتور با دید مثبتتری وارد محتوای علمی شما شود.
حتماً پس از سابمیت، ایمیلهای اسپم باکس خود را مرتباً چک کنید. ایمیلهای سیستمی از طرف '@scholarone.com' گاهی به دلیل حساسیت سرورهای دانشگاهی وارد اسپم میشوند. از دست دادن ایمیل تصمیمگیری (Decision Letter) فقط به دلیل چک نکردن اسپم یک فاجعه کامل است.